Procedura de arhivare a documentelor. Reguli pe care oricine trebuie sa le știe

arhivare documenteUna dintre problemele cu care se confrunta orice business este arhivarea documentelor. Este un proces dificil, care se complica foarte tare atunci cand este vorba de documente fizice.

Din fericire, din ce in ce mai multe servicii de arhivare sunt disponibile pe piata iar documentele electronice incep sa devina varianta preferata de majoritatea antreprenorilor.

Daca ai totusi teancuri intregi de documente la care trebuie sa ai acces tot timpul si pe care trebuie sa le tii organizate, cei de la Arhivatorul.ro au facut o lista cu principalele actiuni din procedura de arhivare.

Ce spune legea?

Potrivit metodologiei de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile, administratorii firmelor au obligatia de a pastra in arhiva toate registrele de contabilitate si toate documentele contabile sau justificative.

Pastrarea nu este pe termen nelimitat insa. Termenele de pastrare sunt urmatoarele:

  • Statele de salarii trebuie sa fie pastrate timp de 50 de ani de la emitere;
  • Registrele si documentele justificative trebuie sa fie pastrate 10 ani, incepand de la data la care s-a incheiat exercitiul financiar in care au fost intocmite;
  • Documentele din anexa 4 a OMEF 3512/2008 se pastreaza 5 ani. Aceste documente pot fi bonurile de casa, notele de receptie, fisele de magazie, listele de inventariere, chitantele, dispozitiile de plata, extrasele de cont, borderoul de primire a obiectelor, etc.
  • Documentele care atesta provenienta bunurilor trebuie sa se pastreze pe toata perioada de utilizare a acestor bunuri.

Cum se face arhivarea?

O varianta foarte buna de arhivare este printr-un contract de prestari servicii cu o firma de arhivare. Exista persoane juridice care se ocupa exclusiv de acest lucru, punand la dispozitie spatii si elemente de mobilier special pentru arhivare.

Exista o serie de prevederi legale si in acest sens:

  • Documentele trebuie sa fie grupate in dosare, numerotate si parafate. Acestea trebuie sa fie grupate cronologic si pastrate in spatii in care nu se pot degrada sau nu pot fi furate;
  • Evidenta tuturor documentelor trebuie sa se tina intr-un registru de evidenta;
  • Pentru a se elimina documente cu termen legal depasit, este nevoie de prezenta unui administrator sau a unui ordonator de credite. Odata eliminate documentele, acestea trebuie sa fie predate unor unitati care se ocupa cu colectarea deseurilor de hartie.

Inainte de arhivare, una dintre cele mai bune solutii pentru evitarea riscurilor, cum ar fi incendiile is inundatiile, este sa se faca un backup prin scanarea fiecarui document in parte. Electronic se pot salva foarte multe documente, fara a se ocupa spatiu fizic inutil si fara a fi nevoie de mult timp pentru gasirea unui document vechi.

De multe ori, reteta succesului intr-o companie este organizarea foarte buna a documentelor contabile, a contractelor si a tuturor celorlalte acte. Organizarea duce la economie substantiala de timp si la focusarea pe activitatea business-ului.

Arhivarea documentelor este un proces destul de greoi, insa pe zi ce trece devine mai simplu gratie tehnologiei, ceea ce este un motiv de bucurie pentru toti administratorii.

Distribuie articolul 'Procedura de arhivare a documentelor. Reguli pe care oricine trebuie sa le știe' daca a fost pe placul tau!
Next Article >
About the Author

Leave A Response For Procedura de arhivare a documentelor. Reguli pe care oricine trebuie sa le știe